やることが多すぎる時は、やるべき事とやりたい事に分けることから始める
やることが多すぎて、何から手をつけるか考えるだけで1日が終わる。という状況に陥っているので、自分の頭の中を整理するついでに、やることが多すぎる時のタスクの作り方を考えながら、記事を書こうと思う。
１）思いつく限り「やること」をすべて書き出す
最初にやるべきことはコレ。思いつく限り「やること」を書き出す。後から整理するので、とにかく何でも書き出すことが大事。
２）ひとつずつ確認。それは「やるべきこと」？それとも「やりたいこと」？
私の場合、やることが多すぎになってしまう原因は、やるべきこと一つ一つに期限を決めてないことだと思う。
時間を決めないと1つのタスクに丸1日、時間を使ってしまう。じゃあ、時間を決めて取り組んでみる。すると、決めた時間が守れないということがわかる。
時間が守れないのは、見積もりが甘い。もしくは、こだわったという理由が挙げられる。
見積もりが甘くて、時間内に終わらなかったのはしょうがないとしても、今こだわるべきだったのか、と考えると、やることが多い今じゃなくても良いと思う。つまり、決めた時間を越えたところからは、やるべきことではなく、やりたいことに時間を使っているのだと解釈すると、私の場合はしっくりくる。
やりたいこととやるべきことをわける。やるべきことに時間に見積もりをする。時間内でベストを尽くす。時間内で終わらないことは、新しいタスクとして管理すると良いかも知れない。
３）もっと細かくわける
やるべきこととやりたいことの二つに分けることが出来ない場合、もっと細かくわけるのが良さそうです。
たとえば、利益に繋がること、直接的に利益に繋がらないけど必要なこと、今すぐやる必要ないけど後々のことを考えるとやっておいた方が良いこと、すぐに終わること、時間がかかることなど。
４）タスクはやることをあげるのではなく、やるべきことで埋める
私の会社でチャットワークが導入されてすぐのことでした。
チャットワークにはタスク機能があり、誰かが自分宛にタスクを追加したり、自分でタスクを追加することができます。
一見便利そうなこのタスク機能ですが、実は仕事のスキルがない人たちが使うと、企画が前に進まないという事態が起きます。
私は、タスクはやるべきことのメモみたいなものだと考えています。でも、やることをタスクに投稿するようになっていきました。
完了する目処がない作業内容が次々に埋もれていき、やること＝できることのタスクばかりが追加⇒完了⇒追加⇒完了となっていました。
調べたり、考える仕事が多い人は、タスク機能を使うセンスが必要だと思いました。「やるべきこと＝できること」にならないように心がけてもすぐにぶれてしまうことがあるので、そういう時は、便利なツールを使わず、メモ帳に書いた方が良さそう。
５）やりたいことに分けたタスクは後回し。「やるべきこと」に入れたタスクをさらにわける
これは、やるべきことに追加したタスクを「すぐに終わること」と「時間がかかる（1日で終わらないなど）」と「人が関わってる」の３つにわける。
まず、「時間がかかる（1日で終わらないなど）」のタスクは、タスクのあげ方がざっくりということなので、「すぐに終わること」のタスクに入れられるように、手順を考えて、もっと細かいタスクを作る。
「すぐに終わること」と「人が関わってる」のタスクに関しては、最優先が「人が関わってる」方なので、自分がやらないと次の人が止まってしまう状況だけはすぐに解決させる。
「すぐに終わること」は、時間を決めて取り掛かり、見積もった時間以上に時間がかかるなら、新しいタスクにする。
終わりに
１）思いつく限りタスクを書き出す。
２）「やるべきこと」と「やりたいこと」、
３）もしくは細かくタスクをグループわけする。
４）「やるべきこと＝できること」になってないかに気をつける
５）「やるべきこと」のタスクを3つにわけ、時間を見積もる
やることが多すぎる時の整理の仕方を考えてみたけど、考えながら記事にしたから、内容がまとまってないです･･･。
